06/03/2011

Software Gratuíto na internet para empresas: sim ou não?

Tenho lembrado algumas vezes, o velho ditado popular “o barato pode sair caro” a propósito da utilização de Plataformas ou software gratuito na internet, por parte das empresas ou profissionais. 
Pode tratar-se de uma conta de e-mail, um servidor para alojar uma página de internet ou qualquer outro instrumento que as empresas utilizam para arquivar e gerir informação interna. O que devemos saber é que, o risco e a probabilidade das nossas expectativas sairem frustradas está a crescer lentamente e em breve vai originar problemas sistemáticos. Utilizar um software gratuitamente é libertar a empresa fornecedora das suas responsabilidades e limitar a segurança ou a garantia de continuidade do serviço, ao bom senso, às boas práticas e à sobrevivencia económica desses fornecedores. Não é com certeza uma prática que se recomende nos tempos que se avizinham.

Não funciona? Azar.
O Caso Collanos Workspace – Colaboração Online.

Uma empresa iniciou a utilização do Collanos workspace, software gratuíto de colaboração online com instalação em computadores, para permitir que os colaboradores pudessem partilhar e alterar documentos em simultâneo. Este software gratuito foi testado, configurado e deu-se inicio à sua utilização sem qualquer problema. Alguns meses depois de investidas muitas horas a configurar e a formar utilizadores, quando muitas equipas dessa empresa já utilizavam a plataforma com algum nível de dependência, começaram os problemas. Vejamos alguns:

1. Conflitos e incompatibilidades. A partir de certo momento, os novos colaboradores que eram adicionados aos grupos de trabalho “entravam em conflito” com os utilizadores já existentes e por isso não conseguiam comunicar entre eles nem partilhar informação.

2. Limitações e perda de informação. Apesar de ser um software de colaboração, os utilizadores não podiam alterar o documento em simultâneo porque nesse caso, criavam-se diferentes versões do documento, perdendo-se uma parte da informação.

3. Rapidez de processamento: a gota de àgua. Apesar da quantidade de informação arquivada no sistema, se limitar apenas a algumas dezenas de documentos (o que para a empresa é uma pequena quantidade), o sistema tornou-se extremamente lento. Passou a ser impossível trabalhar nessas circunstâncias e todo o investimento foi em vão.

Queres continuar, tens de pagar.
O Caso da rede social NING.

A rede social NING era, em 2010, uma das redes sociais gratuita mais poderosas do mundo. A vantagem desta plataforma comparativamente com o ORKUT ou o Facebook, era a autonomia na gestão, as opções de configuração e de personalização. Com a rede social NING qualquer grupo ou empresa podia criar “o seu próprio facebook”, com aplicações diversas como agenda de eventos, blogue, fórum, envio de mensagens, páginas pessoais e muitas outras ferramentas fantásticas - tudo isto, com um aspecto gráfico personalizado e com um endereço próprio, p.e: www.vendedortecnológico.com.

Acontece que, depois de dezenas ou centenas de milhares de utilizadores (individuais, empresas ou instituições) investirem muitas horas na criação, manutenção e divulgação da sua própria rede social, repentinamente, a NING anuncia a descontinuidade da versão gratuita. Restavam duas alternativas: deitar por terra o investimento realizado, em tempo, dedicação e expectativas ou então pagar mensalmente pela continuidade do serviço. Agora que há dependência

O serviço acabou ou desapareceu informação? Se calhar “já foste”.
O Caso Gmail - Google.

O nível de dependência que as empresas e as pessoas criaram relativamente às suas caixas de e-mail é extremamente elevada. O e-mail arquiva informações e documentos importantissimos que muitas vezes são únicos e não existem em duplicado, muitos dos contactos pessoais encontram-se ali guardados, aquele é o veículo que todos utilizam para serem contactados mas, além disso, o e-mail é o ponto de recuperação de passwords de acesso a outras plataformas. Se um dia ao acordarmos, a nossa conta de e-mail tiver desaparecido, será, pelo menos, dramático.

Dependendo da plataforma que se utiliza, a probabilidade de se perder uma conta de e-mail, da informação desaparecer ou ser extraviada, de o serviço deixar de ser gratuito, ou a probabilidade de qualquer outro acontecimento nos impedir de utilizar normalmente a conta a nossa e-mail, é mais ou menos elevada. Talvez hoje esse problema seja apenas uma ameaça pouco provável (por enquanto), mas ao longo dos anos este risco risco está a aumentar. Talvez o Gmail da Google seja o mais fiável de todos os servidores de e-mail da mesma forma que é seguramente uma das empresas mais fiáveis do Mundo. Apesar disso, é de notar que no final de Fevereiro de 2011, centenas de milhares de contas do Gmail (2% do total) foram apagadas por lapso. Alguns dias depois, as contas foram finalmente recuperadas mas fica o susto e o aviso – nem todas as empresas são como o Google, e as causas deste acontecimento podem ser muito variadas. A intrusão e o extravio ou a perda de informação confidencial, a descontinuidade do serviço ou o fim da gratuitidade, a limitação de espaço, os erros e a instabilidade dos sistemas, são alguns dos riscos associados ao serviço gratuito e à correspondente desresponsabilização do fornecedor.

O LADO B DA GRATUITIDADE.

A riscos que devemos prevenir. Quando a opção é utilizar uma plataforma gratuita, para arquivar e gerir informação profissional, alguns riscos e limitações se levantam. Com os serviço gratuito podemos estar perante os seguintes riscos, a conhecer:

- Não há garantia da estabilidade do sistema nem do seu normal funcionamento, de forma continuada.

- Em caso de perda ou extravio da informação, não há lugar à responsabilização do fornecedor nem existe garantia de recuperação da informação perdida.

- Nos casos em que a informação é corrompida, ou seja, quando a informação se altera abruptamente, o utilizador não pode aceder a backups de segurança.

- Não há garantias na continuidade da gratuitidade do serviço e em qualquer momento a versão gratuita pode ser descontinuada.

- Não há suporte de apoio ao cliente e quando existe, este tem custos proíbitivos.

- Nem sempre o utilizador conhece verdadeiramente as potencialidades/limitações do serviço, no momento em que começa a utilizá-lo.

- Sempre que se opta por mudar de serviço, raramente é possivel exportar a informação para outra plataforma, ficando o utilizador completamente dependente desse serviço.

- Muitas das plataformas gratuitas não se destinam a empresas, assim sendo, mesmo que estas consigam utilizá-las, perdem todos e quaisquer direitos, que eventualmente a empresa ou a legislação lhe confira.

- Qualquer empresa fornecedora corre o risco de insolvência e quando se trata de empresas prestadoras destes serviços, rentabilizados sobretudo por receitas publicitárias, o risco de falência poderá ser superior. Combinando esse risco com a origem desconhecida de muitas dessas empresas, então exige-se ainda mais precaução, sobretudo quando não é possivel obter referências.

Summarizing...

O software gratuito é útil, inofensivo e bem intencionado - até aqui é consensual. A limitação é a incerteza, a falta de garantias e a inexistência de responsabilização do fornecedor. A explosão dos serviços gratuitos online é uma realidade crescente, mas com ela também aumenta o risco e diminui a fiabilidade desses serviços em contextos comerciais: há cada vez mais empresas de estabilidade duvidosa a fornecer serviços gratuitos, a segurança dos sistemas nem sempre acompanha a evolução dos hackers, o bom senso ou sentido de responsabilidade e respeito pelas expectativas dos utilizadores nem sempre é respeitada, nem sempre existe disponibilidade para prestar apoio/suporte em caso de problema. Além disso, nem sempre são conhecidas as verdadeiras limitações do sistema e os problemas surgem, depois de investido muito tempo na configuração, implementação e divulgação das plataformas.

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