04/05/2010

A internet no trabalho: impedir, limitar ou liberalizar?

Quiseram as circunstâncias tecnológicas, a maioria dos trabalhadores – sobretudo os mais jovens – e também uma certa indisciplina laboral colectiva, que hoje as empresas estejam na eminência de se transformar em salas de jogos online ou espaços de ocupação do tempo, em plataformas de entretenimento online, como o facebook ou o youtube – como se fossem, talvez, numa espécie de ATL, e como se a partir de certa altura fosse aceitável, ou até banal, levar para o posto de trabalho alguns amigos, uma boa conversa, a última edição do pictionary (talvez também um baralho de cartas) e ali se pudessem passar, algumas meias horas de descanso e de lazer até que, enfim, o dia terminasse.

As consequências são previsiveis...

Um olho aberto bastaria, para darmos conta das consequências desta epidemia comportamental, na competitividade das empresas e na produtividade de nós próprios. É terrível, aquilo que uma má utilização da internet significa, para o estrangulamento do nosso desempenho profissional.

A solução é impedi-la?

Mas a solução não é impedi-la nem afastar-se dela. Muitos são os factores que dificultam e que ameaçam os nossos resultados, como o trabalho em equipa por exemplo, que exige disciplina e orientação para a tarefa - e, nem por isso preferimos isolar-nos num trabalho solitário. Da mesma forma, como aprendemos a trabalhar em equipa com eficiência, será também desejável que aprendamos a trabalhar ligados à internet, aproveitando o melhor dela e aprendendo a resistir à tentação da "ocupação do tempo" em detrimento da produtividade – impedi-la ou afasta-la do posto de trabalho não é a solução.

Se a internet é um espaço de trabalho, um espaço onde os negócios ganham vida e se alimentam, tanto na ligação com clientes como entre equipas de trabalho, então não será desejável voltar ao passado, deitando por terra, tudo o que a tecnologia Web trouxe à competitividade das empresas. Aliás, é momento para perguntar: poderão, as empresas, viver desligadas da internet ou limitadas a meia dúzia de páginas – aquelas poucas, que estão longe de ser usadas como uma ameaça à sua eficiência.

Poderão elas cortar o fio que as liga ao mercado e ao mundo?

Não, de todo. As empresas poderão impedir ou limitar o acesso em alguns postos de trabalho mas não para todos – muitos deles – mais do que se pensam, ganham eficiência através do livre acesso á internet. O acesso à internet é uma necessidade profissional de primeira ordem e pensar-se o contrário, será colocar em causa a eficiência organizacional.

A solução é limitar o acesso e bloquear páginas?

Num espaço electrónico onde os websites são como cogumelos, que se multiplicam de milhar em milhar a uma velocidade galopante, totalizando em janeiro mais de 150 Milhões – não seria possível uma empresa, bloquear as milhares de páginas capazes de desviar a atenção dos seus colaboradores, excepto se optarmos por bloquear tudo.

Bloquear milhares de páginas individualmente, uma por uma, seria uma missão impossível para uma pequena ou média empresa - seria qualquer coisa muito semelhante ao jogo do gato e do rato, onde se perdem todas as energias sem nunca atingir o objectivo principal – orientar colaboradores para os objectivos, para os resultados e para a relação com os seus pares, dentro da organização. É possível impedir o acesso a certas páginas pouco tempo depois, as tendencias são outras, novos atractivos são criados e a estratégia deixa de ter resultado.

E nas vendas como vai ser?

Nas vendas, como por aqui se tem falado, o acesso à internet no posto de trabalho, tem uma função ainda mais proeminente – aqui – as ferramentas electrónicas relacionadas com a função, ainda se confundem mais com as que servem a diversão, o lazer e o convívio. Afinal, onde se pode falar com um cliente pode-se falar com um amigo, e quem o faz durante apenas cinco minutos, também ali passa algumas horas a fazer a cama para sábado à noite … assim se misturam o trabalho e o conhaque – e aí, o caldo está entornado.

Mas os gestores também estão no mesmo saco...

De facto, colaboradores e empresários vivem um momento de especial exigência, originado pela erupção de um interminável portfólio de estímulos, do e-mail às páginas de internet passando pelos chats, que desviam a atenção e consomem o tempo útil de qualquer trabalhador – gestores incluídos.

É um desafio multidisciplinar...

Ninguém se apercebe da quantidade de tempo perdida, mas ainda menos pessoas se dão conta do que isso significa para a sua eficiência, que acaba comprometida pela sistemática interrupção das tarefas. Ser capaz de gerir a sua agenda, ganhar eficiência e atingir os objectivos, tendo por perto uma ligação à internet, é hoje um grande desafio – mas é sobretudo um desafio de gestão, de recursos humanos e de aptidão pessoal.

Reflexões e estratégia:

1.O verdadeiro gestor, líder por natureza, será capaz de manter a eficiência e produtividade das suas equipas sem qualquer limitação na utilização da internet, e poderá ficar descansado que o seu uso será moderado e até positivo.

2.Ex-senão quando, uma maça pobre aparece no saco – um colaborador menos disciplinado, deixa-se seduzir pelo vício do jogo ou o prazer dos vídeos do youtube, e sem dar conta do tamanho do seu erro, a pouco e pouco, dissemina os seus hábitos a um colega, e a outro, e a outro, e assim quando se dá conta, são já muitos os que ali esgotam o seu tempo de trabalho.

3.A prevenção é necessária e deve ser o primeiro passo. Garanta que os contratos de trabalho e que os regulamentos internos fazem jus dessa restrição comportamental inadequada e salvaguarde a sua posição.

4.Oriente a sua equipa para os objectivos, estabeleça critérios de avaliação e implemente um justo programa de avaliação de desempenho. Premeie e distinga os melhores resultados – de preferência encontrando fontes de motivação que ultrapassem o prémio financeiro, que nem sempre tem o valor que historicamente representa. Avaliar e recompensar é fundamental e não é só no combate ao jogo online e aos chats, também nas outras barreiras que a produtividade enfrenta, essa estratégia é basilar.

5.Controle. Monitorize a actividade informática dentro da empresa e controle os circuitos da informação para detectar a utilização indevida.**

6.Use a informação privilegiada assim obtida, a seu favor: reforce a prevenção e sensibilize.

7.Mostre o seu controlo. Bloqueie algumas páginas que estão a ser utilizadas para mostrar que domina a situação, sem entrar no jogo do gato e do rato que não tem fim à vista – de pouco vale tentar bloquear todas as páginas porque elas são intermináveis.**

8.Responsabilize. Acabadas as alternativas de prevenção e sensibilização, responsabilize o “pioneiro” desses comportamentos antes da situação se tornar geral e incontrolável.

9.Crie plataformas de comunicação específicas da empresa, que sirvam os seus objectivos internos, reduzindo assim as plataformas gratuitas e pessoais utilizadas pelos colaboradores.**

Vai com certeza ter resultados, mas lembre-se nem todos os colaboradores estão preparados para se defender desta recente implosão de hobbies electrónicos, que se deu na sua empresa (e um pouco por todo o mundo). Ajude-os a reconhecer os seus erros e vai ver que a maioria estará disponível para colaborar.

**Se precisar, consulte uma empresa especializada em comunicação online como a iesolutions Portugal e prepare-se para gerir a sua comunicação interna sem perder o controlo dos seus processos – e saiba como pode voltar à estabilidade do passado, usando o melhor da tecnologia do presente ou do futuro.


Bons negócios.

1 comentário:

Mas-Raden disse...

thats good article, i like it. . .

hi from mas raden

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